Как автоматизировать складской учет

Внедрили ли Вы уже CRM в своем бизнесе?
  1.  
    1. Планируем внедрять - 4 (44.44%)
       
    2. Да, давно внедрили - 2 (22.22%)
       
    3. Не планируем внедрять, свято верим в excel. - 2 (22.22%)
       
    4. Сейчас внедряем - 1 (11.11%)
       
Иванов Дмитрий
Главный редактор
Пожалуйста, поучаствуйте в нашем тесте:
Оптимизация
бизнес процессов
Герасимов Николай
мл. редактор
Как автоматизировать складской учет
Задать вопрос
Наши специалисты ответят на любой интересующий вопрос по услуге

На успех работы организации влияют несколько факторов, как внешних, так и внутренних. От умелого руководства имеющимися ресурсами и правильной расстановкой приоритетов при реагировании на изменяющиеся условия работы компании зависит достижение конечной цели работы организации – получение прибыли. Одним из направлений эффективной организации труда на предприятии является складской учет.
Ведение складского учета позволяет наладить количественный и сортовой контроль за товарами и материалами, не вовлеченными в хозяйственный оборот. Грамотно ведущийся учет на складе – залог обеспечения сохранности материальных ценностей. В основе работы склада лежит карточка складского учета. В такой карточке зафиксированы основные характеристика товара: его наименование, размер, сорт, вес и т.д. Карточка заводится на каждый отдельный вид товара или материала. Регламент требует присвоения каждой карточке уникального номенклатурного номера. Ведет учет товара на складе специально назначенный работник, на которого возложена материальная ответственность. Как правило, это кладовщик или заведующий складом.

Материальная ответственность закрепляется в договоре между работником и нанимателем. В должностных инструкциях заведующего складом или кладовщика также прописывается обязанность вести учет материалов на складе.
Такой порядок разграничения ответственности позволяет четко обозначить должностных лиц, которые материально заинтересованы следить за ведением складского учета на предприятии. Стоит отметить, что подбор кадров для занятия должностей, связанных с материальной ответственностью, подразумевает отсутствие у кандидатов криминального прошлого. Как правило, регламент кадровой политики, действующей на предприятии, предусматривает более тщательную проверку службой безопасности. При малейших сомнениях в благонадежности потенциального соискателя его кандидатура не рассматривается.

Правила пропускного режима, действующие на предприятии, определяют ограниченный доступ лиц, не являющихся материально ответственными на территорию склада. Даже когда производится отпуск товара со склада, процесс передачи ценностей организовывается таким образом, что получатель не находился у мест хранения запасов. Отгрузка товара со склада производится обычно через специальную рампу или передаточный узел. На предприятиях, имеющих особый режим охраны, от получателя на выезде с территории дополнительно потребуют предъявить материальный пропуск. Такой пропуск является подтверждением выдачи товара материально-ответственным лицом.
Как правило, складское хозяйство на предприятии организовано с применением двух систем учета: партионной и сортовой. В обоих случаях ведения складского учета движение продукции фиксируется в натуральном выражении и подтверждается выпиской товарных ордеров. Стоит отметить, что тот или иной вариант учета товаров на складе выполняет свою основную функцию – это контроль за движением ценностей по складу. Не имеет значения при этом ни стоимость товаров, ни их количество – учету подлежат любые партии на любую сумму.
При партионном учете складских операций заводится карточка складского учета. Такая карточка должна быть заведена по каждому виду товарно-материальных ценностей. В ней отображаются количество и сумма, показывающие наличие товара на первое число каждого месяца. На основании свода информации, содержащейся в карточках, подготавливается оборотная ведомость по каждому складское хозяйство предприятия.

При сальдовой форме складской учет товаров бухгалтерский учёт предприятия не предусматривает ведения суммового учета товаров на складе. Складской учет материалов осуществляется без составления оборотных ведомостей. В данном случае учет тмц налажен по открытым субсчетам, товарным группам и балансовым счетам. На счетах отражаются товары и материалы, находящиеся на складе, исключительно в денежном выражении. Важно знать, что такое ведение складского учета предполагает использование специальной книги или журнала учета, в которых производится регистрация всех приходных и расходных операций. Журналы, как правило, должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем предприятия и скреплены печатью.

В свою очередь, бухгалтерия осуществляет первичный документационный учет, принимает приходные и расходные документы от лиц, ведущих складское хозяйство. Главный бухгалтер предприятия разрабатывает и утверждает учетную политику, в которой находят отражения основные правила ведения учета во всех подразделениях. Данный документ доводится до сведения и исполнения всем заинтересованным работникам, включая и лиц, отвечающих за сохранность товаров на складе.

Также на бухгалтерскую службу возлагаются обязанности по сверке остатков материалов с учетными данными. Другими словами, отдел бухгалтерского учета должен организовать и провести инвентаризацию на складе. При инвентаризации все тмц на складе подлежат поштучному пересчету и сверке с учетными данными. При этом лица, участвующие в данном процессе в качестве ревизующих, должны знать, как правильно провести инвентаризацию.

Инвентаризация и ее правила

При инвентаризации не допускается прием к учету расписок и обязательств, не подтвержденных документально и не отраженных своевременно в бухгалтерском учете. В случае недостачи или излишка составляется соответствующий акт, а материальные ценности подлежат оприходованию (в случае выявления неучтенных товаров) или взысканию стоимости недостачи с лиц, отвечающих складское хозяйство предприятия.

Результаты инвентаризации позволяют руководству предприятия сделать вывод о качестве работы материально-ответственных лиц, а также о состоянии складского хозяйства в целом. Кроме того, результаты инвентаризации важны при полной либо временной смене заведующего складом или кладовщика. Таки образом лицо, принимающее ценности под свою ответственность, учиняя свою подпись в акте ревизии, соглашается с теми остатками товаров или материалов, которые поступают под его материальную ответственность.

Значительно упрощает работу кладовщиков размещение товара на автоматизированном складе. В данном случае используются различные решения, основанные на использовании компьютерных технологий. Одним из наиболее распространенных является штрихкодирование на складе. Данный метод основан на оснащении работников склада лазерными сканерами штрих-кодов, которые считывают информацию с упаковки товара и передает ее в компьютер. Проведенный компьютером анализ информации, зашифрованной в каждом штрих-коде, выдает на монитор все характеристики товара, а также сообщает информацию об остатках и местонахождении ценностей.

Бизнес процессы на складе

Штрихкодирование, как один из элементов бизнес процесса на складе значительно снижает затраты времени на поиск и учет товаров на складе. Основная ценность штрихкодирования заключается в оперативном управлении складскими запасами. Фактически в режиме реального времени происходит внесение информации во все карточки складского учета и учетные документы, заведенные в бухгалтерии. К слову, эта технология получила широкое распространение и в розничной торговле, где основы учета товаров на полках магазинов схожи с алгоритмами складского учета. И здесь вполне уместно проводить аналогии.

Стоит отметить, что взаимосвязь учета на складе и в смежных подразделениях: производственном цехе, торговом зале в магазина, отделе материально-технического снабжения должна быть очень тесной. Как правило, программы, написанные для склада, коррелируются с аналогичными программными продуктами других отделов. Такой подход позволяет не только унифицировать выходные и отчетные формы на предприятии, но и упростить дальнейшую их обработку и учет. Разработаны и успешно применяются целые программные комплексы по управлению учетом на предприятиях. Одной из самых популярных таких разработок является программный комплекс на базе платформы 1С: склад, бухгалтерия, персонал и другие. Все вместе такие комплексы объединены в общую оболочку, доступ к которой могут иметь не только непосредственные исполнители, но и руководители различного уровня, в зависимости от предоставленного права доступа. Такой подход позволяет на разных этапах движения товаров или материалов на предприятии, включая хранение на складе, внедрять дополнительный контроль и помогает руководителям принимать управленческие решения.

В задачи склада помимо налаженного учета товаров входит функция обеспечения надлежащих условий хранения. Особенно важно соблюдать необходимый температурно-влажностный режим на складах продовольственных товаров. Скоропортящийся продукт при отсутствии должного режима хранения может потерять свои товарные свойства и стать негодным для дальнейшей продажи или использования в качестве сырья. Другими словами, несоблюдение режимов хранения товаров на складе материально ответственны ми лицами приводит к образованию недостачи. Причем потери могут достигать огромных масштабов, когда плохо налаженный учет товаров на складе не выявляет целые партии пришедших в негодность продуктов или товаров с истекшим сроком годности.

Стоит отметить, что проблема соблюдения условий хранения распространяется на любое складское хозяйство. Даже непродовольственные товары и строительные материалы, согласно информации производителей, должны храниться в определенных условия. Само помещение, где располагается склад, должно быть надежно укреплено и защищено от несанкционированного проникновения вовнутрь не только посторонних людей, но и, например, грызунов.

Таким образом, хорошо налаженная система движения товаров на складе – залог сохранности товарно-материальных ценностей и хорошая возможность для контроля за их целостностью и пригодностью для дальнейшего использования. Не смотря на огромную роль материально-ответственны лиц, в вопросах учета не менее важное место занимает автоматизация и внедрение компьютерных технологий.


Галерея

Комментарии (0)

Добавить комментарий