Как выстроить систему бизнес-процессов? Разработка нормативных документов компании

Внедрили ли Вы уже CRM в своем бизнесе?
 






  
Иванов Дмитрий
Главный редактор
Пожалуйста, поучаствуйте в нашем тесте:
Оптимизация
бизнес процессов
Герасимов Николай
мл. редактор
Как выстроить систему бизнес-процессов? Разработка нормативных документов компании
Развитие компании неизбежно ведет к усложнению внутренней структуры и увеличению штата сотрудников. На первых этапах руководитель организации способен контролировать достижение поставленных целей самостоятельно. Однако в дальнейшем качество управления снижается. Исключить негативные процессы позволяет построение четкой системы регулирования, основой которой являются распорядительные документы. Деятельность каждого подразделения и должностного лица четко регламентируют, что дает возможность поддерживать порядок и проверять исполнение трудовых обязанностей сотрудниками.

Что такое регламент? Краткая характеристика

В деловой практике широко используют локальные нормативные акты распорядительного характера, пошагово описывающие какие-либо процессы. Суть механизма заключается в закреплении четкой схемы действий должностных лиц. Регламенты устанавливают точные сроки, определяют порядок исполнения функций, а также устанавливают объем ответственности. Действие документа ограничено одной организацией. Положений нормативного акта обязаны придерживаться только наемные сотрудники компании.

Разработкой системы, как правило, занимается специально созданная руководителем комиссия. Составление отдельных документов поручают квалифицированным специалистам:
  • делопроизводителю;
  • юристу;
  • главному бухгалтеру;
  • инженеру;
  • экономисту и пр.
В качестве основы используются государственные стандарты, технические условия, методические рекомендации, а также прочие нормативные акты. Положения адаптируют к конкретному бизнес-процессу, отраслевой специфике и прочим особенностям.

Ознакомившись с регламентом, сотрудник должен понять алгоритм требуемых от него действий. В сущности, документ становится руководством и обеспечивает бесперебойную работу даже при ротации должностных лиц. Однако этим назначение механизма не ограничивается. В актах прописывают ограничения и основания для привлечения к дисциплинарной ответственности. При применении к недобросовестному работнику санкций руководитель может ссылаться на нарушение утвержденных правил. Оспорить такое решение будет фактически невозможно.

Организационный аспект регламентации бизнес-процессов


Построением системы, основанной на регламентах, специалисты рекомендуют заниматься на начальном этапе развития компании. Разработку проводят по принципу «от простого к сложному».

На ранней стадии реализации коммерческого проекта структура организации понятна и прозрачна даже неспециалисту. Проследить механизм основных процессов не составляет особого труда, а, следовательно, и вероятность ошибки в их описании минимальна. В дальнейшем руководителю остается лишь дополнять ранее разработанные акты. Такой подход не вызывает у наемного персонала отторжения или противостояния. Сотрудники приходят в компанию, в которой уже действуют определенные стандарты. При этом объем затрат на обеспечение контроля снижается в несколько раз, а инициатива не ограничивается.

Как составить регламент? Немного о форме и содержании

Множество проблем у начинающих предпринимателей вызывает именно формальная сторона вопроса. Создание системы регламентации бизнес-процессов требует определенных познаний в области юриспруденции и делопроизводства.

Так, при разработке нормативного акта специалисты рекомендуют придерживаться следующей структуры:

Общие положения


Этот раздел посвящают подробному описанию цели и области применения документа. Здесь перечисляют стандарты, послужившие основой регламента и признаваемые обязательными при осуществлении конкретного цикла. Оговаривается также порядок внесения дополнений или изменений в текст.

Терминология


Подробное описание используемых в работе понятий и терминов – залог правильного толкования распоряжений. Пренебрежение проработкой раздела может повлечь самые неблагоприятные последствия.

Описание бизнес-процесса


Основа регламента предполагает четкое, пошаговое руководство. В первой части раздела приводят весь алгоритм или механизм. Иногда в разделе присутствуют графические материалы: схемы, чертежи. Далее детально описывают каждый этап, а также приводят перечень ответственных сотрудников с подробным распределением обязанностей и перечислением полномочий.

Ответственность


Специалисты рекомендуют устанавливать не только порядок привлечения к дисциплинарной ответственности, но и оговаривать возможность инициации уголовного, гражданского и административного производства в отношении нарушителей.

Контроль


Этот пункт посвящают описанию системы проверки своевременности и качества исполнения обязанностей ответственными лицами. Здесь также следует подробно осветить средства и инструменты контроля.

При оформлении регламента важно соблюдать требования к наличию обязательных реквизитов. Действительным признается документ при наличии:

  • точного наименования организации, ее правового статуса и организационной формы;
  • номера и даты вступление акта в силу;
  • отметок об утверждении и согласовании;
  • полного названия документа;
  • перечня приложений.
В ходе разработки системы регламентов могут использоваться типовые шаблоны. Однако юристы рекомендуют проводить предварительный анализ каждого бизнес-процесса, а затем адаптировать традиционные схемы. В этом случае решения окажутся более эффективными, а метод даст реальный результат.

Комментарии (0)

Добавить комментарий